E-Arsip untuk Sekolah Muhammadiyah Sebagai Upaya Dokumentasi Digital

Bagi dunia pendidikan dokumentasi kearsipan sangat penting dikelola bagi sekolah. Hal ini karena merupakan kebutuhan saat diperlukan untuk pengambilan keputusan, penilaian dan sebagai data histori bagi sekolah. Dalam konsep kearsipan menurut Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 bahwa secara konsep ada dua jenis arsip, yaitu arsip dinamis dan statis. Permasalahan yang dialami oleh suatu institusi adalah mengelola arsip dinamis karena perubahan arsip sedemikian cepatnya, sehingga membutuhkan pengelolaan khusus. Berkembangnya teknologi informasi memungkinkan instansi untuk mengelola kearsipan ini dengan baik. Sayangnya belum semua sekolah melakukan dokumentasi arsip secara digital, hal ini berdampak di masa mendatang ketika dokumen tersebut dibutuhkan kesulitan dalam mencari arsip tersebut padahal mendukung kinerja sekolah, misalnya dalam saat penilaian kinerja sekolah. Untuk itu dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini dilakukan suatu kegiatan untuk memberikan webinar dalam pengelolaan kearsipan sekolah dengan memanfaat teknologi informasi berupa aplikasi elektronik Arsip. Manfaat kegiatan ini membantu pihak sekolah untuk dapat mengelola arsip sekolah dengan baik dan memberikan wawasan terkait pentingnya tata kelola dokumen bagi sekolah. Metode pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan cara akuisisi pengetahuan melalui Forum Group Discuss (FGD), pembuatan aplikasi E-Arsip dengan menerapkan konsep waterfall, memberikan pelatihan bagi guru-guru terkait E-Arsip dan melakukan pengukuran terhadap produk software yang dihasilkan.