Otimização da gestão de estoque de medicamentos controlados em um dispensário eletrônico

Introdução: A portaria no 344 de 12 de maio de 1988 dispõe sobre o comércio de medicamentos e substâncias sujeitas a controle especial. Essas substâncias devem ser obrigatoriamente guardadas sob chave ou dispositivo que ofereça segurança. Para estabelecimentos hospitalares, a dispensação ocorre mediante receita manual ou eletrônica. Com o advento da tecnologia, tornou-se inevitável a automatização do processo de dispensação de medicamentos controlados. A utilização de dispensários eletrônicos para a dispensação desses medicamentos tem sido cada dia mais comum, pois eles possibilitam a retirada de forma segura, eficaz, e conforme prescrição médica. Apesar de grande efetividade, observou-se ainda oportunidades relacionadas ao gerenciamento de estoque de medicamentos controlados nesses dispensários. Objetivos: Sendo assim, o objetivo deste trabalho é demonstrar as ações extras desenvolvidas para o controle de estoque de medicamentos controlados armazenados e dispensados via equipamento eletrônico. Material e Método: Foram obtidos dados através da análise minuciosa de cada discrepância gerada nos equipamentos e que envolviam os medicamentos controlados. Esses dados foram coletados durante o primeiro semestre do ano de 2023, com a colaboração dos auxiliares da farmácia e através do desenvolvimento de um indicador que possibilitasse a contabilização mensal e análise individual das discrepâncias. Resultados: Ao avaliar os dados do indicador, entre os meses de janeiro a junho de 2023, foram identificadas 56 discrepâncias de estoque de medicamentos controlados, sendo 46% divergências positivas e 54% divergências negativas. Todas as discrepâncias foram tratadas internamente não sendo necessário o processo de inventário que culmina em boletim de ocorrência (descumprindo a norma regente dos medicamentos controlados). Discussão e Conclusões: Como plano de ação, foram aplicadas algumas melhorias no processo das equipes da farmácia (como, por exemplo, a dupla conferência antes do abastecimento, contagens diárias nos equipamentos por colaboradores responsáveis, e o acompanhamento de um painel de alertas na farmácia central pelo farmacêutico de plantão) e também à equipe assistencial (responsável pela retirada dos medicamentos – conscientização da equipe). Foi identificado também a necessidade de desenvolvimento de um processo de conferência de estoque antes da retirada dos medicamentos controlados nos dispensários e dupla conferência semanal pelo farmacêutico responsável (contagem a cegas), possibilitando a investigação da ocorrência com maior agilidade de assertividade.