Melhoria da gestão de estoques de um hospital particular em Brasília utilizando o sistema de um dispensário eletrônico

Introdução: Nos últimos 30 anos, os serviços de farmácia hospitalar têm passado por transformações. Tradicionalmente, oshospitais possuem farmácias satélites disponíveis para a dispensação de medicamentos e materiais nos setores de internação.Atualmente, é possível a substituição dessas farmácias por um dispensário eletrônico (como o Pyxis®) que possui um sistemaautomatizado, e que tem como principal objetivo a dispensação de medicamentos e materiais de forma segura e eficaz.Esses dispensários também auxiliam de forma expressiva na gestão de estoques (validades, registros precisos de inventáriose de sobreposição), contribuindo para uma melhor gestão dos recursos financeiros relacionados ao uso de medicamentos emateriais. Objetivo: Demonstrar como os registros do dispensário contribuíram no delineamento de ações efetivas e assertivas para melhoria da gestão de redução de gastos na instituição. Material e Método: Foram coletados os dados do sistema rede da Griffols (fabricante do Pyxis®), através de relatórios já pré-definidos no site. Com isso, foi desenvolvido um indicador para o acompanhamento mensal detalhado das movimentações de inventários e sobreposições (retirada de medicamentos de urgência por ordem verbal) nos dispensários eletrônicos do hospital. Resultados: Ao analisar a média por semestre dos dados dos inventários realizados nos dispensários eletrônicos do hospital entre os anos de 2021 e 2022, é possível observar a redução significativa a cada semestre desse valor (23%, 30%, 28%, respectivamente), diminuindo de R$67.962,89 (1° semestre de 2021) para R$26.249,17 (2° semestre de 2022). Esses resultados estão diretamente relacionados com a conscientização da equipe multidisciplinar sobre a importância do uso correto do equipamento durante as retiradas, reposição e organização. Discussão e Conclusões: Como plano de ação foi feito um treinamento de reciclagem e sensibilização com todas as equipes envolvidas, e reorganização dos itens nos dispensários para que fosse evitado a retirada sem a cobrança. Já no 1° semestre de 2023, foi identificado um aumento de 27% (de R$26.249,17 para R$33.315,69) no valor dos inventários dos dispensários. Ao fazer uma análise crítica e compartilhar o aumento não esperado com a gestão da equipe assistencial foi identificado que esse aumento está relacionado a itens dos kits de medicamentos que a equipe não desejava utilizar, mas que não era possível o cancelamento individual. Como plano de ação foi feito uma análise em conjunto com a Griffols e identificado a possibilidade de cancelamento de item a item. Essa ação foi concluída em julho de 2023, e sua efetividade será avaliada no próximo indicador. A utilização dos dados através dos registros precisos de inventários que são gerados no Pyxis® reduziu o tempo de identificação de uma variação significativa e não satisfatória/não esperada, e possibilitou o desenvolvimento de ações corretivas, preventivas e de melhorias de forma mais ágil.