Secretários e gestão de documentos: estudo de caso no setor público brasileiro

O profissional de secretariado é um gestor de documentos? Em caso positivo, como é feita esta gestão, e como ela pode ser otimizada? São questões que motivaram este estudo de caso realizado com 22 profissionais de secretariado de uma instituição pública da área de ciência e tecnologia. Utilizando-se do arcabouço da legislação arquivística brasileira, e de estudos sobre gestão documental, e sobre o secretariado e a gestão documental, o estudo investiga a gestão de documentos feita por secretários no curso de seus trabalhos em comissões. A coleta de dados foi realizada com a aplicação de um questionário, e a análise revelou que os profissionais reconhecem a importância da gestão de documentos para a preservação da memória documental. Os dados também demonstram o protagonismo dos secretários na gestão diária de documentos, no assessoramento documental às equipes, e na organização dos arquivos institucionais. Expõe-se, por outro lado, a vulnerabilidade desta gestão se não houver reposição de pessoal, revisão e otimização de procedimentos e capacitação de novos colaboradores. A pesquisa também evidencia que a atuação na gestão de documentos tem sido fator de referência do papel que secretários desempenham na instituição.