Adoção de ferramentas digitais na gestão de processos em instituições públicas: evidências de um estudo de caso na UFERSA

O crescente interesse pela eficiência dos processos administrativos em instituições públicas tem ampliado a relevância do gerenciamento de processos (GP), aliado ao uso de ferramentas digitais. Nesse contexto, o presente estudo teve como objetivo analisar os fatores intervenientes que afetam a adoção de ferramentas digitais na gestão de processos na Universidade Federal Rural do Semiárido (UFERSA). Trata-se de uma pesquisa qualitativa, conduzida por meio de entrevistas semiestruturadas com gestores do Escritório de Processos, analisadas à luz da técnica de análise de conteúdo, com apoio do software Atlas.ti. Os resultados evidenciam que a sobrecarga de trabalho, decorrente do déficit de pessoal e da acumulação de funções, constitui o fator limitante à adoção de ferramentas digitais, impactando a capacidade de inovação, de capacitação e melhoria contínua dos processos. Adicionalmente, fatores como rotatividade de servidores, limitações estruturais e desafios na comunicação organizacional também influenciam negativamente a consolidação dessas práticas. Por outro lado, identificou-se que a utilização de ferramentas digitais contribui para a padronização, transparência e otimização dos processos administrativos. Como contribuição, o estudo avança ao evidenciar a centralidade dos fatores organizacionais e humanos na adoção de tecnologias em contextos públicos, reforçando que a efetividade do GP depende de soluções tecnológicas, mas também de condições estruturais adequadas. Do ponto de vista prático, os achados oferecem subsídios para o aprimoramento da gestão de processos em instituições públicas, no que se refere ao dimensionamento de equipes, capacitação e integração entre unidades organizacionais.