O papel do Procurador Informacional para desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias

Quando se trata de desenvolvimento do acervo é essencial o acompanhamento dos avanços da universidade e o envolvimento da biblioteca nas tomadas de decisões relacionadas ao planejamento e investimento em recursos tecnológicos, em livros digitais e na aquisição das bibliografias dos cursos. Devido a criação de vários cursos e a necessidade de atualizar as bibliografias dos cursos já implantados e reconhecidos, em 2017, foi criado na Universidade Federal de Lavras (UFLA), o serviço denominado Procuradoria Informacional. Esse serviço tem como finalidade suporte à pró-reitores, chefes de departamentos, coordenadores de cursos, docentes, pesquisadores, bibliotecários e órgãos financeiros da instituição, quanto à orientação sobre a elaboração de ementas em conformidade com os instrumentos de avaliação do INEP/MEC, no que se refere às bibliografias indicadas para as unidades curriculares no rol de disciplinas de cada curso de graduação. Para Houaiss e Villar (2012, p. 1555) procuradoria significa “cargo de procurador local ou repartição em que trabalha o procurador”.  Os autores ainda apresentam o termo procurador que significa indivíduo que possui procuração para resolver negócios para outrem; aquele que exerce um papel entre as partes no fechamento de um contrato, mediador, intermediário. Já o termo informacional pode ser entendido como aquilo que traz a informação ou que provê conhecimento. Apesar de ser comum o uso do termo “procurador” na área jurídica, no contexto, o procurador informacional assume o papel de assessor, intermediário entre os docentes, a construção das ementas de suas disciplinas e a formação e o desenvolvimento do acervo da biblioteca. Este serviço exigiu um bibliotecário para iniciar, de imediato, um levantamento de todas as unidades curriculares, apontando quais atendiam o que se pede no instrumento de avaliação do INEP/MEC, em relação ao indicador 3.6 – bibliografia básica e 3.7 - bibliografia complementar e, para as que estavam fora do que é exigido, relatar quais eram as modificações necessárias, considerando o objetivo de alcançar o conceito 5 nas avaliações. No período de implantação, as análises e levantamentos de ajustes foram realizadas com prioridade para os novos cursos em  implantação na universidade e que seriam primeiro avaliados pelo MEC. Esse levantamento foi realizado para sete cursos, inicialmente, e várias falhas  foram detectadas para correção, tanto para receber as visitas do MEC, quanto para atender com a qualidade pretendida para os alunos da universidade. Para melhorar a eficiência das análises e detecção de falhas,  a Pró-Reitoria de Graduação, em 22 de setembro de 2017, por meio da Resolução n. 043, do Conselho de Graduação da Universidade Federal de Lavras, nomeou uma comissão encarregada de propor normas para a criação e atualização de ementas. A comissão definiu um novo processo para a criação e atualização de ementas, conforme Figura 1 - Fluxo para criação e atualização de ementas. Figura 1 - Fluxo para criação e atualização de ementas.  Fonte: Borges et al. (2018)  Por meio do novo processo, foi atribuída à Biblioteca um importante papel de participação na criação das novas ementas e na atualização das ementas já existentes, antes de sua aprovação pela coordenação do curso. Segundo a proposta da comissão, para que as ementas sejam aprovadas, é necessária uma certificação do bibliotecário-procurador informacional da Biblioteca, após avaliação do título indicado e a existência no acervo da Biblioteca, além de analisar se quantidade de exemplares é satisfatória. Caso o livro não exista no acervo, o bibliotecário responsável por esta atividade confere se o título indicado está disponível no mercado livreiro, se sim ele é encaminhado para o processo de aquisição. Caso esteja esgotado ou seja um livro que não é mais publicado, o bibliotecário não aprovará e retornará para o professor responsável pela indicação para que o mesmo possa fazer as modificações necessárias. O bibliotecário pode também sugerir que um título que não conste no acervo seja substituído por uma obra existente e que possua conteúdo similar, proporcionando dessa forma uma economia de recursos financeiros. Desde a implantação do serviço, em 2018,  foram analisadas 1.384 ementas de disciplinas de cursos de graduação pela Procuradoria Informacional, sendo aprovadas 549 ementas. Houve 835 reprovações ou recomendações de modificações. Neste período, foram avaliados 8 cursos de graduação com nota máxima para o indicador 3.6, relaciona a bibliografia básica e 3.7 a bibliografia complementar, conforme instrumentos  de  avaliação  de cursos de graduação do  Instituto  Nacional  de  Estudos  e  Pesquisas Educacionais   Anísio   Teixeira   do   Ministério   da   Educação   do   Ministério   da   Educação (INEP/MEC). Entre os benefícios do serviço de Procuradoria Informacional, pode-se citar a possibilidade de mais coerência entre as bibliografias citadas nas unidades curriculares dos cursos de graduação com o acervo existente na biblioteca. Além disso, o investimento em acervo pode ser mais racionalizado, pois possibilita mais controle e consequentemente, menos erros como a existência de unidades curriculares sem indicação de bibliografias no momento da sua criação ou de alguma alteração. Dessa forma nenhum discente passará pelo dissabor de procurar um livro na Biblioteca, indicado por um professor, e descobrir que esse material ainda não foi disponibilizado.