Hramba dokumentarnega in arhivskega gradiva v stalni zbirki na upravnih enotah na območju Zgodovinskega arhiva Celje

Vsak posamezen upravni organ ima lahko le eno stalno zbirko dokumentarnega gradiva. Stalna zbirka mora biti ločena od tekoče zbirke. V njej mora biti dokumentarno gradivo zavarovano pred poškodbami, uničenjem in izgubo, prav tako mora biti onemogočena njegova neupravičena sprememba ali uporaba. Do približno leta 2003 so upravne enote hranile v depojih dokumentarno in arhivsko gradivo samo v fizični obliki. S sprejetjem Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ur. l. RS, št. 57/2000) ter Uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 91/2001) pa sta se tudi na upravnih enotah v Republiki Sloveniji začela postopno uvajanje in uporaba informacijske tehnologije na področju upravnega poslovanja, s tem pa so začele tudi nastajati nove oblike zapisov in hrambe le-teh v informacijskih sistemih za upravljanje z dokumenti. Na podlagi opravljene analize stanja upravnega poslovanja na upravnih enotah v Celju, Krškem, Brežicah in Šentjurju pri Celju bo avtorica v prispevku predstavila, kdaj se je poleg hrambe fizičnih oblik zapisov začelo hraniti v stalni zbirki dokumentarnega gradiva tudi digitizirano ali izvorno digitalno gradivo in v katerih oblikah zapisov je le-to shranjeno. V stalni zbirki se gradivo hrani do izteka rokov hrambe ali do izročitve arhivskega gradiva pristojnemu arhivu.