Indexing policies for knowledge organization and representation

The aim of this research was to investigate the elements of the indexing policy used by professional cataloguers in a university library system in the Amazon region. The methodology is exploratory and case study, using a questionnaire as an instrument and applied to 36 university libraries of a federal institution. The results obtained from the 12 participating libraries identified the elements of the policy: human resources, clientele, subject coverage, selection and acquisition of source documents, indexing process, document language, level of completeness, search strategy and system evaluation, as well as the absence of an indexing policy formalised in an indexing manual. It is concluded that the development of an indexing policy for the library system could help to systematise the indexing process and optimise retrieval, proposing reflections on indexing policy in the context of the Brazilian Amazon. El objetivo de esta investigación fue investigar los elementos de la política de indización utilizada por los catalogadores profesionales de un sistema de bibliotecas universitarias de la región amazónica. La metodología es exploratoria y de estudio de caso, utilizando un cuestionario como instrumento y aplicado a 36 bibliotecas universitarias de una institución federal. Los resultados obtenidos de las 12 bibliotecas participantes identificaron los elementos de la política: recursos humanos, clientela, cobertura temática, selección y adquisición de documentos fuente, proceso de indización, lenguaje de los documentos, nivel de completitud, estrategia de búsqueda y evaluación del sistema, así como la ausencia de una política de indización formalizada en un manual de indización. Se concluye que el desarrollo de una política de indización para el sistema bibliotecario podría ayudar a sistematizar el proceso de indización y optimizar la recuperación, proponiendo reflexiones sobre la política de indización en el contexto de la Amazonia brasileña. O objetivo desta pesquisa foi investigar os elementos da política de indexação utilizada por catalogadores profissionais em um sistema de bibliotecas universitárias da região amazônica. A metodologia é exploratória e estudo de caso, utilizando um questionário como instrumento e aplicado a 36 bibliotecas universitárias de uma instituição federal. Os resultados obtidos nas 12 bibliotecas participantes identificaram os elementos da política: recursos humanos, clientela, cobertura temática, seleção e aquisição de documentos-fonte, processo de indexação, linguagem documental, nível de completude, estratégia de busca e avaliação do sistema, bem como como tal, a ausência de uma política de indexação formalizada num manual de indexação. Conclui-se que o desenvolvimento de uma política de indexação para o sistema de bibliotecas poderia ajudar a sistematizar o processo de indexação e otimizar a recuperação, propondo reflexões sobre a política de indexação no contexto da Amazônia brasileira.