Analisis Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT PLN (Persero) UP2B Jawa Timur

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan bagian penting dalam mendukung tertib administrasi dan kelancaran penyampaian informasi pada organisasi. PT PLN (Persero) Unit Pelaksana Pengatur Beban (UP2B) Jawa Timur memiliki volume persuratan yang cukup tinggi sehingga diperlukan pengelolaan yang sistematis agar setiap dokumen dapat diterima, dicatat, didistribusikan, diterbitkan, dan diarsipkan secara tepat. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PT PLN (Persero) UP2B Jawa Timur serta mengidentifikasi pelaksanaan setiap tahapan pengelolaannya. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan metode studi kasus. Data diperoleh melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi terhadap enam pegawai yang terlibat dalam pengelolaan persuratan. Analisis data menggunakan model interaktif Miles, Huberman, dan Saldaña. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan surat masuk meliputi penerimaan, penyortiran dan pembukaan, pencatatan, serta pendistribusian. Pengelolaan surat keluar meliputi pembuatan konsep, persetujuan, pemberian nomor, pengetikan, penandatanganan, pemberian cap apabila diperlukan, pencatatan, dan pengiriman. Penggunaan sistem persuratan dan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) mendukung pencatatan, penyimpanan, distribusi, dan penelusuran dokumen secara lebih efektif. Ketelitian petugas tetap diperlukan untuk mencegah kesalahan pencatatan, keterlambatan disposisi, kesalahan distribusi, dan kesulitan penemuan arsip. Pengelolaan persuratan telah berjalan secara sistematis dengan dukungan teknologi dan prosedur administratif.