Use of Team Management software to optimize communication and organization of a psychiatry clinical placement.

Effective communication and organization are essential for ensuring quality clinical education in undergraduate medical training, including clinical placements. This study analyzes the use of Microsoft Teams (MT) as a tool to enhance communication and organization during a clinical placement. MT was used for organizational and communicational purposes as well as to facilitate the implementation of complementary teaching activities of psychiatry placements for final-year medical students at the University of Valencia. Students were included in a Team for their clerkship period and university hospital. Communication was possible through the General Channel of the Team and a Chat. Important files for the organization of the clerkship were shared using the platform and activities were integrated using the Tasks function. The number of days on which students connected to their Team were registered. Global and weekly percentage days of connection were calculated. Interactions within the General Channel of the Team were also registered. 118 students completed a four-week rotation in two university hospitals. 100% connected to MT during the clerkship. 93.2% connected, at least, 15% of the days. The median of percentages of access to the Team was 39.1% (IQR = 33.7). Engagement levels varied across weeks (p < .001, what was coherent with the clerkship’s structure). 76% of students interacted at least once within the General Channel. Most interactions (63%) were responses to previous commentaries and 100% of them had an organizational purpose. The use of MT was moderate and adjusted to the structure of the placement. Results suggest that Team Management software is a useful tool that can be adapted to fulfill the complex organizational and communication needs of clinical placements. Una comunicación y organización efectivas son esenciales para garantizar una educación clínica de calidad en la formación médica de pregrado, incluyendo las prácticas clínicas. Este estudio analiza el uso de Microsoft Teams (MT) como herramienta para mejorar la comunicación y organización durante un rotatorio clínico. MT se utilizó con fines organizativos y comunicativos, así como para facilitar la implementación de actividades docentes complementarias en las prácticas de psiquiatría para estudiantes de último año de Medicina en la Universidad de Valencia. Los estudiantes fueron incluidos en un Equipo específico para su período de rotación y hospital universitario. La comunicación se realizó a través del Canal General de este Equipo y un Chat de MT. Los archivos importantes para la organización de la rotación se compartieron mediante la plataforma, y las actividades fueron integradas usando la función Tareas. Se registró el número de días en los que los estudiantes se conectaron a su Equipo. Se calcularon los porcentajes globales y semanales de días de conexión. También se registraron las interacciones dentro del Canal General. Un total de 118 estudiantes completaron una rotación de cuatro semanas en dos hospitales universitarios. El 100% de los estudiantes se conectó a MT durante la rotación y el 93.2% lo hizo al menos el 15% de los días. La mediana de acceso al Equipo fue del 39.1% (IQR = 33.7). Los niveles de participación variaron entre semanas (p < .001), en concordancia con la estructura de la rotación. El 76% de los estudiantes interactuó al menos una vez dentro del Canal General. La mayoría de las interacciones (63%) fueron respuestas a comentarios previos y el 100% de ellas tuvieron un propósito organizativo. El uso de MT fue moderado y se ajustó a la estructura de la rotación clínica. Los resultados sugieren que el software de gestión de equipos es una herramienta útil que puede adaptarse para satisfacer las complejas necesidades organizativas y de comunicación en las prácticas clínicas.